Schritt 1
E-Rechnungs-Check
Wir analysieren Tabellen, Rechnungsberichte und VBA-Logik, erfassen Ihre Rechnungsarten und zeigen, welche Pflichtfelder fehlen.
Ihre Rechnungen kommen aus Access? Wir machen daraus ZUGFeRD und XRechnung.
Viele Unternehmen schreiben ihre Rechnungen seit Jahren mit einer eigenen Access-Datenbank. Ab 2027 reicht der normale PDF-Bericht dafür schrittweise nicht mehr. Wir erweitern Ihre Access-Lösung so, dass sie ZUGFeRD-Rechnungen (PDF mit eingebettetem XML) und XRechnungen nach EN 16931 erzeugt, auch mit Abschlagsrechnungen, Gutschriften, Rabattlogik oder mehreren Mandanten, an denen Standardlösungen scheitern.
Antwort innerhalb von 24h · unverbindlich
Problem
Woran Sie merken, dass Ihre Access-Fakturierung nachgerüstet werden muss
- →Rechnungen entstehen als Access-Bericht und gehen als normales PDF raus, nicht als ZUGFeRD
- →Kunden oder Behörden fordern XRechnung, ZUGFeRD oder eine Leitweg-ID
- →Im Datenmodell fehlen Angaben wie Leistungsdatum, Einheitencodes oder Steuerkategorien
- →Ein gekauftes Add-in oder Tool kommt mit Ihren Rechnungsarten nicht zurecht
- →Selbst erzeugte XML-Dateien fallen beim Validator durch
- →Der ursprüngliche Entwickler ist nicht mehr da und niemand traut sich an den VBA-Code
Was die E-Rechnungspflicht für Access-Rechnungen bedeutet
Seit 2025 gilt eine Rechnung im B2B-Bereich nur noch dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten Format vorliegt, das maschinell verarbeitet werden kann. Ein PDF, das ein Access-Bericht erzeugt, ist das nicht, auch wenn es elektronisch verschickt wird. Die steuerliche Beurteilung im Einzelfall gehört zu Ihrem Steuerberater; wir setzen die technische Seite in Ihrer Datenbank um.
- • Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
- • Maßgeblich ist der strukturierte XML-Teil: Alle Pflichtangaben müssen dort stehen, nicht nur im sichtbaren PDF.
- • Bis Ende 2026 dürfen Sie noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen (PDF mit Zustimmung des Empfängers), bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
- • Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden.
- • E-Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden, und zwar der strukturierte Teil unverändert. Ein Ausdruck genügt nicht.
Wann Standardlösungen an Ihrer Access-Fakturierung scheitern
Für einfache Rechnungen mit Kunde, Positionen und Mehrwertsteuer gibt es fertige Werkzeuge. Gewachsene Access-Fakturierungen sind selten so einfach. Diese Fälle sehen wir besonders oft als Grund, warum ein gekauftes Tool oder ein schneller Selbstbau nicht reicht:
- • Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen mit Bezug auf bereits gezahlte Beträge
- • Gutschriften, Stornos und Rechnungskorrekturen, die auf die Ursprungsrechnung verweisen müssen
- • Positions- und Belegrabatte, Zuschläge und Rundungsregeln, bei denen die Summen nach Steuersatz exakt aufgehen müssen
- • mehrere Firmen oder Mandanten mit eigenen Steuernummern, Bankverbindungen und Rechnungskreisen
- • Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferungen und steuerfreie Positionen in einer Rechnung
- • Sammel- und Abo-Läufe, die Hunderte Rechnungen auf einmal erzeugen
- • Access-Frontend mit SQL-Server-Backend, alte .mdb-Dateien oder 32-/64-Bit-Probleme bei eingebundenen Komponenten
Lösung
Wie wir E-Rechnungen in Ihre Access-Lösung bringen
Wir arbeiten mit Ihrer bestehenden Datenbank weiter, statt sie zu ersetzen. Zuerst gleichen wir Ihre Rechnungsdaten mit den Pflichtfeldern der EN 16931 ab. Dann ergänzen wir fehlende Angaben, erzeugen XRechnung und ZUGFeRD über bewährte Bibliotheken und prüfen jede Datei gegen die offiziellen Prüfregeln, bevor sie Ihr Haus verlässt.
Ablauf
Schritt 2
Datenmodell und Ausgabe erweitern
Wir ergänzen Leistungsdatum, Einheiten- und Steuercodes, Käuferreferenz oder Leitweg-ID und bauen die XRechnung- bzw. ZUGFeRD-Ausgabe direkt in Ihren Rechnungsablauf ein.
Schritt 3
Validieren und einführen
Jede Rechnungsart wird gegen die offiziellen Prüfregeln (KoSIT-Validator) getestet. Danach begleiten wir die ersten echten Rechnungen und den Empfang.
Ergebnis
Was Sie danach wissen
- • Welche Ihrer Rechnungsarten heute schon abbildbar sind und wo Daten fehlen
- • Ob ein fertiges Tool reicht oder eine individuelle Erweiterung nötig ist
- • Eine konkrete Aufwandsschätzung, bevor Sie etwas beauftragen
- • Rechnungen, die den Validator bestehen, statt Rückfragen von Kunden und Behörden
Add-in, individuelle Erweiterung oder Systemwechsel?
Wir empfehlen nicht reflexhaft die teuerste Lösung. Nach dem E-Rechnungs-Check wissen Sie, welcher Weg für Ihre Datenbank wirtschaftlich ist:
- • Standard-Rechnungsprogramm: sinnvoll, wenn Ihre Fakturierung einfach ist und Access ohnehin nur noch dafür genutzt wird.
- • Fertige Komponente oder Add-in: passt, wenn Ihr Datenmodell sauber ist und jemand den VBA-Code pflegen kann. Wir binden sie bei Bedarf ein.
- • Individuelle Erweiterung: die richtige Wahl, wenn Ihre Rechnungslogik Sonderfälle hat, die fertige Lösungen nicht abbilden. Wir ergänzen das Datenmodell und bauen die Ausgabe genau für Ihre Rechnungsarten.
- • Modernisierung: Stößt Ihre Access-Anwendung ohnehin an Grenzen, planen wir die E-Rechnung als ersten Baustein einer schrittweisen Ablösung.
Und eingehende E-Rechnungen?
Seit Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen von Lieferanten empfangen können. Eine XRechnung ist reines XML und ohne Hilfsmittel kaum lesbar. Wir sorgen dafür, dass eingehende E-Rechnungen lesbar angezeigt, unverändert archiviert und auf Wunsch direkt in Ihre Access-Datenbank übernommen werden, etwa für Wareneingang oder Kostenstellen.
Häufige Fragen
- Darf ich meine Rechnungen noch als PDF aus Access verschicken?
- Übergangsweise ja: Für Umsätze bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig (PDF mit Zustimmung des Empfängers). Bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz gilt das bis Ende 2027. Danach muss eine Rechnung an inländische Unternehmen eine E-Rechnung sein. Ein PDF allein ist dann keine ordnungsgemäße Rechnung mehr.
- Brauche ich XRechnung oder ZUGFeRD?
- Beide sind E-Rechnungen nach EN 16931. XRechnung ist reines XML und bei öffentlichen Auftraggebern (mit Leitweg-ID) Standard. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML, das Ihre Kunden zusätzlich wie gewohnt lesen können, und im B2B verbreitet. Oft ist es sinnvoll, beide Formate aus derselben Datenbasis erzeugen zu können.
- Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich?
- Für die E-Rechnungspflicht zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht, weil sie keine vollständigen Rechnungsdaten enthalten. In der Praxis erzeugen wir meist das Profil EN 16931 (früher COMFORT), bei Bedarf EXTENDED für Sonderfälle oder das Profil XRECHNUNG.
- Kann man ZUGFeRD-Rechnungen nur mit VBA erzeugen?
- Das XML lässt sich grundsätzlich mit VBA erzeugen. Für ZUGFeRD muss es aber in ein PDF/A-3 eingebettet werden, und jede Datei sollte gegen die offiziellen Prüfregeln validiert werden. Dafür setzen wir bewährte Bibliotheken ein, die wir aus Access heraus ansteuern, statt alles von Hand nachzubauen.
- Müssen wir Access für die E-Rechnung ablösen?
- Nein. In den meisten Fällen lässt sich die bestehende Access-Fakturierung erweitern. Wenn die Anwendung ohnehin an ihre Grenzen stößt, kann die E-Rechnung ein guter erster Schritt einer schrittweisen Modernisierung sein. Das entscheiden Sie nach dem Check.
- Wir haben ein E-Rechnungs-Add-in gekauft, aber es passt nicht. Können Sie helfen?
- Ja. Häufig liegt es an fehlenden oder anders strukturierten Daten im Access-Modell oder an Rechnungsarten wie Gutschriften und Abschlagsrechnungen. Wir prüfen, ob sich das Add-in mit angepasstem Datenmodell weiter nutzen lässt oder ob eine individuelle Ausgabe sinnvoller ist.
- Was kostet die Umstellung?
- Das hängt von Ihren Rechnungsarten und dem Zustand der Datenbank ab. Der E-Rechnungs-Check ist kostenlos und unverbindlich. Danach erhalten Sie eine konkrete Aufwandsschätzung, bevor Sie etwas beauftragen.
Kostenloser ZUGFeRD- und E-Rechnungs-Check
Schildern Sie kurz, wie Rechnungen heute in Ihrer Access-Datenbank entstehen. Wir melden uns mit einer Einschätzung, was für XRechnung oder ZUGFeRD fehlt und welcher Weg zu Ihnen passt.